Informace o zpracování osobních údajů

poskytnuté námi, společností Actum, s.r.o., se sídlem Plynární 1617/10, Holešovice, 170 00 Praha 7, Česká republika, IČO: 250 90 706, DIČ: CZ25090706, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C48835, zastoupenou Tomášem Vondráčkem, jednatelem („my“).

Vážený účastníku,

velmi si ceníme Vašeho zájmu o účast na hackathonu konaném v našem sídle ve dnech 24. až 26. ledna 2020 (dále už budeme mluvit jen o „hackathonu“). K tomu, abychom hackathon mohli zorganizovat a uskutečnit potřebujeme některé Vaše osobní údaje. Zároveň v průběhu hackathonu budeme pořizovat fotografie, případně videa, na nichž můžete být zachycen(a).

Při zpracování Vašich osobních údajů dodržujeme standardy jejich ochrany podle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).

Tímto Vám poskytujeme informace o tom, co budeme s Vašimi osobními údaji dělat, o tom, zda a případně jak je možné tomuto zpracování bránit a Vašich dalších právech.

Správcem Vašich osobních údajů jsme my. Vaše osobní údaje mohou být předány společnosti WMC Group, a.s., se sídlem Plynární 1617/10, Holešovice, 170 00 Praha 7, Česká republika, IČO: 241 86 821, DIČ: CZ24186821, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. B 17695 (dále budeme o této společnosti mluvit jak jako „WMC Group“). WMC Group je naší servisní organizací, která nám pomáhá s organizací hackathonu. WMC Group Vám bude např. zajišťovat přístupové karty do našich kanceláří, bez nichž byste se nám nedostali. Konkrétně pak Vaše osobní údaje mohou být poskytnuty našim zaměstnancům a zaměstnancům WMC Group podílejícím se na organizaci hackathonu. Vaše osobní údaje budou dále uloženy v našem interním systému na cloudu a dalším zpracovatelem Vašich osobních údajů tak bude náš poskytovatel cloudového úložiště.

Pro zajištění bezpečnosti Vašich osobních údajů jsme přijali vhodná technická a organizační opatření.

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů Vám ze zákona náleží následující práva: a) požadovat od nás informace o zpracovávání osobních údajů, b) na přístup k Vašim zpracovávaným osobním údajům, c) na opravu, výmaz nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů, d) vznést námitku proti zpracovávání Vašich osobních údajů, a e) obrátit se na nás nebo dozorový Úřad pro ochranu osobních údajů v případě pochybností o dodržování našich povinností v souvislosti se zpracováváním osobních údajů. Pokud máte jakékoli otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás obrátit buď osobně kdykoli v průběhu hackathonu, nebo nás kontaktovat na emailu: actum@actum.cz. Rádi s Vámi vše probereme.

To, co jsme Vám doposud sdělili, platí pro veškeré zpracování Vašich osobních údajů v souvislosti s konáním hackathonu. Dále už budeme mluvit jen o různých případech zpracování a pravidla tedy platí jen pro tu oblasti zpracování Vašich osobních údajů, u které jsou uvedena.

Účast v hackathonu

Pro Vaši účast v hackatonu potřebujeme některé Vaše osobní údaje. Bez těchto údajů Vás nedokážeme dostatečně identifikovat a nedokážeme s Vámi uzavřít platnou smlouvu. Právním základem zpracování osobních údajů je tedy v tomto případě uzavření a splnění smlouvy o účasti v hackathonu.

Za účelem Vaší registrace do hackathonu, uzavření smlouvy o účasti v hackathonu a jeho organizace Vás požádáme o sdělení následujících osobních údajů – jméno a příjmení, adresu Vašeho trvalého pobytu, datum narození a emailovou adresu. Nebudeme zpracovávat žádné Vaše citlivé údaje, pro které právní úprava stanovuje přísnější podmínky.

Osobní údaje od Vás získáme prostřednictvím registračního formuláře umístěného na webové stránce https://znamkamarada.cz/#registrace a prostřednictvím smlouvy o účasti v hackathonu.

Vaše osobní údaje shromážděné prostřednictvím registračního formuláře uchováme po dobu 3 měsíců po skončení hackathonu. Vaše osobní údaje obsažené ve smlouvě o účasti na hackathonu uchováme po dobu, po kterou budou existovat práva a povinnosti z této smlouvy plynoucí.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat na území České republiky. Nezamýšlíme je předat mimo území EU ani mezinárodním organizacím.

Fotografování a natáčení videí v průběhu hackathonu

V průběhu hackathonu budou přítomni námi vybraní fotograf(ové) a kameraman(é). Jejich cílem je zachytit atmosféru a průběh hackathonu. Fotografické a video záznamy budou následně použity k prezentaci hackathonu na našich webových stránkách, na sociálních sítích a v elektronických obchodních sděleních (newsletterech). Ke zveřejněným fotografiím nebudou přiřazována jména a příjmení osob, které jsou na nebo v nich zachyceny. Budete-li ale chtít, můžete své označení k fotografii připojit sami, umožňují-li to dané formy zveřejnění.

Při focení a natáčení v průběhu hackathonu budeme zpracovávat Vaše osobní zachycené na těchto fotografiích či záznamech.

Fotografické a video záznamy z hackathonu mohou být předány též těmto společnostem z naší skupiny

  • WMC Praha, a.s., se sídlem Plynární 1617/10, Holešovice, 170 00 Praha 7, Česká republika, IČO: 26509954, DIČ: CZ26509954, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. B7531, která pro bude pořízení záznamů a fotografií a jejich postprodukci zajišťovat, a
  • dalším společnostem ze skupiny Actum propagujícím hackathon v zahraničí, konkrétně
    • Actum Digital GmbH, se sídlem Elisabethstraße 105, 40217 Düsseldorf, Německou, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Düsseldorfu, HBR 77957, a
    • Actum Digital B.V., se sídlem Steenovenweg 5, 5708HN, Helmond, Holandsko, KvK: 69334234.

Fotografovat a natáčet a dále zpracovávat takto pořízené fotografie a záznamy budeme z důvodu našeho oprávněného zájmu spočívajícího v propagaci hackathonu. Právním důvodem zpracování tak bude oprávněný zájem správce osobních údajů.

V případě, že si nepřejete být fotografování ani natáčeni, přilepte si na viditelné místo na prsou a na laptop samolepku NO PHOTO (dostupná u organizátorů). Samolepky jsou k dispozici v prostoru recepce a naši fotografové a kameramani jsou odpovídajícím způsobem instruování.

Vezmete-li si samolepku NO PHOTO v průběhu hackathonu, nebudeme pořízené fotografie a záznamy dále zpracovávat, pokud nebudou existovat závažné důvody, které nás k tomu opravňují. Bude-li zveřejněna fotografie či video, na níž si nepřejete být zobrazen, dejte nám vědět. Umožní-li nám to daná platforma zveřejnění, fotografii buď stáhneme nebo anonymizujeme.

V případě umístění fotografie či videa na sociální sítě jsme společným správcem Vašich osobních údajů spolu s příslušným provozovatelem sociální sítě, a to konkrétně:

  • v případě sociální sítě Facebook a Instagram se společností Facebook Inc., se sídlem 1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA,
  • v případě sociální sítě YouTube se společností YouTube, LLC, se sídlem 901 Cherry Ave., 94066 San Bruno, CA, USA, dceřiná společnost Google,
  • v případě sociální sítě LikedIn se společností LinkedIn Corporation, se sídlem 2029 Stierlin Court, Mountain View, California 94043, USA.

Výše uvedení příjemci Vašich osobních údajů usazení ve Spojených státech amerických se zavázali k dodržování zásad programu „Privacy Shield“ zajišťují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, a to na základě Rozhodnutí Komise 2016/1250 ze dne 12. července 2016.

Rádi bychom Vás informovali, že provozovatelé jednotlivých sociálních sítích mohou využívat trackovací nástroje a vytvářet personalizované profily. Toto zpracování osobních údajů je plně v odpovědnosti příslušného provozovatele sociální sítě jakožto správce osobních údajů.

Za účelem umístění fotografií a videí na sociální sítě tedy mohou výt Vaše osobní údaje předány do USA. Pro ostatní účely budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na území EU.

Fotografie a záznamy z hackathonu uchováme po dobu nezbytně nutnou, nejdéle však po dobu dvou let po skončení hackathonu.

V Praze dne 23. ledna 2020
Tomáš Vondráček, jednatel